Zu Beginn einer Beschäftigung mit musikalischen Sachthemen und Biografien bieten gedruckte und teilweise online zugängliche Nachschlagewerke gute Orientierung durch ihr komprimiertes und zuverlässiges Wissen. Dazu gehören z. B. viele Handbücher zu Instrumenten, Epochen oder Komponist*innen aus dem Laaber- und Bärenreiter-Verlag. Die beiden international größten und wichtigsten Musikenzyklopädien sind New Grove und MGG mit ihren weiterführenden Literaturangaben und umfangreichen Werkverzeichnissen. Das englische New Grove Dictionary of Music and Musicians erschien 2001 in 29 Bänden letztmalig als Druckausgabe und wird seit 2003 als kostenpflichtige Online-Version fortgesetzt. Die bei Bärenreiter verlegte Enzyklopädie Die Musik in Geschichte und Gegenwart (MGG) erschien zuerst zwischen 1951 und 1986. Von 1994 bis 2007 folgte eine grundlegend neue Auflage, die in einen Sachteil (neun Bände) und einen Personenteil (17 Bände) plus je einem Registerband gegliedert ist. Diese Ausgabe wird seit Ende 2016 als kostenpflichtiges Online-Angebot weiterentwickelt. Hilfreich für den Einstieg in die Arbeit mit diesem Nachschlagewerk ist folgendes Tutorial der Universität Tübingen.
Ein Standardwerk zur Musikethnologie ist die englischsprachige The Garland Encyclopedia of World Music. Sie ist von 1998 bis 2002 in zehn Bänden plus CDs mit Hörbeispielen erschienen und parallel dazu als digitale Ausgabe gebührenpflichtig online recherchierbar innerhalb der Datenbank Music Online.
Welche Bibliotheken den Online-Zugriff auf diese Ressourcen anbieten, ob nur im Lesesaal oder teils sogar via Login mit Bibliotheksausweis zu Hause, lässt sich hier herausfinden.
Bibliografien sind Literaturverzeichnisse zu bestimmten Themen, für bestimmte Materialien oder Publikationen aus bestimmten Ländern oder Epochen. Sie verzeichnen nur die reinen Literaturangaben. Wo es die genannten Titel gibt, weisen Kataloge nach (s. Tutorial Bibliothekskataloge: Suchmöglichkeiten und Trefferchancen). Für die Literaturrecherche zu allen musikalischen Sachthemen sowie Biografien empfiehlt sich als erste Anlaufstelle die frei zugängliche Bibliographie des Musikschrifttums online (BMS), die im Staatlichen Institut für Musikforschung in Berlin erstellt wird und derzeit ca. 450.000 Einträge internationaler Schriften zur Musik verzeichnet. Darunter sind sowohl Artikel und Aufsätze als auch Monografien, E-Books oder sogar Angaben zu Rezensionen. Wer etwa zum Thema „interkulturelle Musikpädagogik“ recherchiert und den Begriff in das Suchfeld auf der Startseite eingibt, erhält schon viele brauchbare Treffer. Für die Optimierung der Suche gibt es gute Tipps von der BMS-Redaktion. Auch die Bibliografien am Ende der Artikel von New Grove und MGG enthalten wesentliche Literaturangaben.
Eine breiter angelegte Recherche ermöglicht das Répertoire International de Littérature Musicale (RILM). Die international umfassendste Bibliografie zur musikwissenschaftlichen Literatur weist zurzeit über 1,4 Millionen Publikationen aus 178 Ländern nach, die überwiegend nach 1967 erschienen sind. Die in Deutschland erschienenen Titel werden als Teil der BMS vom Staatlichen Institut für Musikforschung geliefert. Eine Besonderheit von RILM sind die inhaltlichen Zusammenfassungen zu den gemeldeten Titeln in Form von englischsprachigen Abstracts. RILM ist eine kostenpflichtige Online-Datenbank. Die teurere Variante RILM Abstracts with full text stellt von ca. einem Drittel der Einträge die vollständigen Texte zum Download zur Verfügung. Diese Datenbank bieten allerdings deutschlandweit derzeit nur wenige Bibliotheken an. Besitznachweise für beide RILM-Versionen gibt es hier. Auf der Website bietet RILM einführende Tutorials.
Mit dem Angebot musiconn steht mittlerweile ein Recherchetool zur Verfügung, das die gleichzeitige Abfrage in zahlreichen Katalogen und Datenbanken aus Deutschland und weltweit ermöglicht (vgl. Portale für Informationen über das aktuelle Musikleben und zur Musikwissenschaft). Bei der Einordnung der Ergebnisse ist zu beachten, auf welche Datenbanken das Tool zugreift: Die BMS wird mit abgesucht, RILM jedoch nicht.
RILM, BMS und musiconn (vgl. Welche Bibliografien stehen für die umfassende Literatursuche zur Verfügung?) berücksichtigen Rock, Pop und Jazz vorwiegend als Gegenstand wissenschaftlicher Arbeit. Ergänzend dazu kann man die Datenbank RoJaRo heranziehen: Hier sind Artikel aus einer großen Zahl von Rock-, Pop- und Jazzmagazinen erfasst, darunter viele deutschsprachige. Eine „main theme list“ bietet thematische Einstiege. Sehr ausführliche bibliografische Datenbanken für Rock/Pop einerseits und für Jazz andererseits pflegen auch das Klaus-Kuhnke-Institut für Populäre Musik an der Hochschule der Künste in Bremen und das Jazzinstitut Darmstadt. Beide werten für ihre Angebote sowohl Monografien als auch Zeitschriften aus.
Kataloge enthalten im Unterschied zu Bibliografien immer Besitznachweise, also in der Regel Signaturen von Bibliotheken. Um an die recherchierten Bücher und Zeitschriftenaufsätze zu gelangen, gibt es für Bibliothekskataloge in Deutschland einen gemeinsamen Sucheinstieg: Der Karlsruher Virtuelle Katalog (KVK) ermöglicht die gleichzeitige Abfrage der Online-Kataloge (OPACs) von deutschen und internationalen Bibliotheksverbünden, Nationalbibliotheken sowie verschiedenen Buchhandelsverzeichnissen und Antiquariaten.
Die Bestände der Öffentlichen Bibliotheken (also der kommunalen Bibliotheken) sind im KVK allerdings kaum erfasst. Auch einzelne Aufsätze aus Zeitschriften sind in den Bibliothekskatalogen in der Regel nicht nachgewiesen. Hat man in Bibliografie-Portalen (z. B. RILM und BMS) Angaben zu Zeitschriftenaufsätzen ermittelt, beantwortet die Zeitschriftendatenbank (ZDB) die Frage, in welchen Bibliotheken welche Zeitschriften vorhanden sind.
Wenn ein Buch nicht mehr lieferbar oder keine Bibliothek (mit Fernleihfunktion) in der Nähe ist, hilft der von den Bibliotheken eingerichtete, kostenpflichtige Dokument-Lieferservice Subito.
Um verlässliche Internetquellen zu erkennen, empfiehlt sich eine Prüfung anhand mehrerer Kriterien: Wer betreibt diese Seite – gibt es ein Impressum; steckt vielleicht eine Firma mit Werbeabsichten dahinter? Sind Verfasser*innen genannt, sodass die Beiträge zitierfähig sind? Handelt es sich bei den Autor*innen um Fachleute auf ihrem Gebiet? Weiterhin ist wichtig, ob Belege für die Richtigkeit der Informationen geliefert werden, ob die Seite aktuell ist und ob sie auf relevanten Seiten verlinkt oder empfohlen wird. Bei gedruckten Veröffentlichungen oder von Verlagen online zur Verfügung gestellten Inhalten bürgen in der Regel Fachleute aus Redaktionen, Lektoraten und Schriftleitungen für diese Qualität.
Eine Datenbank für frei verfügbare musikwissenschaftliche Texte, die von einem wissenschaftlichen Gutachtergremium geprüft wurden, ist musiconn.publish. Das von der Sächsischen Landesbibliothek, Staats- und Universitätsbibliothek Dresden betreute Angebot ist Teil von musiconn, dem Fachinformationsdienst Musikwissenschaft . S. dazu auch Portale für Informationen über das aktuelle Musikleben und zur Musikwissenschaft.
Die Datenbank info-netz-musik bietet inzwischen über 1.400 frei verfügbare Rezensionen zu Musikbüchern an, die nach Titel, Schlagwort oder Erscheinungsjahr recherchierbar sind. Auch die Bibliographie des Musikschrifttums (vgl. Welche Bibliografien stehen für die umfassende Literatursuche zur Verfügung?) listet Rezensionen zu Sekundärliteratur über Musik auf. Diese sind als Literaturangabe nachgewiesen, nicht als originaler Text.